Belegsignatur mit der Kasse Speedy PRO

Dieser Artikel ist nur relevant für unsere Kunden in Österreich.

Die Kasse Speedy PRO erfüllt die gesetzlichen Vorgaben der österreichischen Finanzverwaltung - auch die ab 1.4.2017 geforderte Belegsignatur gemäß Registrierkassen-Sicherheitsverordnung (RKSV). Lesen Sie hier allgemeine Informationen zu diesem Thema. Im Folgenden erläutern wir die erforderlichen Schritte, die Sie bis spätestens 1.4.2017 umsetzen sollten, damit Ihre Kasse Speedy PRO auch in Zukunft finanzamtkonform ist und bleibt.

 

 

 

Schritt 1 - Systementscheidung

Damit Sie Ihre Kasse Speedy auch in Zukunft flexibel einsetzen können, stellen wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die am besten zu Ihrem Einsatzszenario passen. Überlegen Sie, was am besten zu Ihnen passt.

Entscheidungshilfe Anschluss Smartcardreader

(Zum Thema USB-Host siehe hier)

 

Hier sehen Sie die Vor- und Nachteile der jeweiligen Lösung:

    Größe   Vorteile   Nachteile
USB Smartcardreader
USB-Smartcardreader
Smartcard

Wie ein Lippenstift

Offline-Betrieb (kein Internet, kein Netzwerk), optimale Performance, optimal für stationäre Einzelkassen, kostengünstige Lösung

Zusatzhardware nötig (1x pro Kasse), Verkabelung/Stecker bei mobilen Kassen störend, funktioniert nur mit USB-Host-fähigen Androidgeräten

 
Bluetooth Smartcardreader
Bluetooth-Smartcardreader
Smartcard

Wie eine Zigarettenschachtel

Offline-Betrieb (kein Internet, kein Netzwerk), funktioniert mit nahezu jedem Bluetooth-fähigen Androidgerät, optimal für mobile Kassen im Außeneinsatz (Reader mit Akku)

Zusatzhardware nötig (1x pro Kasse), Akkulaufzeit begrenzt (evtl. Ladegerät nötig)

Speedy Signaturserver
Speedy-Signaturserver
Smartcard

Wie zwei Zigarettenschachteln

Kein Internetanschluss nötig, mehrere Kassen greifen auf 1 Signaturserver zu, keine Zusatzhardware für jede einzelne Kasse nötig, optimal für mobile Kassen innerhalb des WLAN-Bereichs

Zusatzhardware nötig (nur 1x pro Betrieb), Netzwerk/WLAN nötig

Online-Signatur Weltkugel
Online-Signatur
Unsichtbar Keinerlei Zusatzhardware notwendig, optimal für mobile Kassen im Außeneinsatz

Permanenter Internetzugang notwendig, Abhängigkeit vom Internet- und Signaturprovider.

Nur ab Androidversion 4.1 möglich!

 

 

 

Schritt 2 - Signaturzertifikat und Hardware bestellen

Jeder einzelne Kassenbeleg wird elektronisch signiert ("unterschrieben"). Zu diesem Zweck benötigen Sie ein persönliches Signatur-Zertifikat, welches auf Ihren Betrieb ausgestellt wird.

Smartcard

Signatur mit Smartcard

 

Möchten Sie die Signatur über Smartcard (USB, Bluetooth oder Signaturserver) nutzen, so benötigen Sie 2 Dinge: die Smartcard und ein Smartcard-Lesegerät (Reader).

Eine Smartcard sieht aus wie eine gewöhnliche Bankomatkarte, enthält auf dem Chip jedoch Ihr Zertifikat. Beantragen Sie Ihre Smartcard bei einem unserer österreichischen Speedy-Händler (siehe Partnerliste), der gerne die Formalitäten für Sie übernimmt und Smartcards als Sammelbestellung bei den Firmen A-Trust und/oder GlobalTrust beauftragt.

Desweiteren benötigen Sie ein Smartcard-Lesegerät - je nach Ihrer Entscheidung aus Schritt 1 ein Gerät mit USB- oder Bluetooth-Schnittstelle bzw. der Speedy-Signaturserver. Unsere Speedy-Händler sind Ihnen bei der Auswahl und Beschaffung sicherlich behilflich. Hier finden Sie die Liste der derzeit unterstützten Smartcard-Reader.

 

Online-Signatur Weltkugel

Online-Signatur

Möchten Sie die Online-Signatur nutzen, so benötigen Sie keine Smartcard und kein Smartcard-Lesegerät.

Statt dessen schließen Sie einen Dienstleistungsvertrag entweder mit dem österreichischen Signaturanbieter A-Trust oder GlobalTrust. Wenden Sie sich dazu an einen unserer österreichischen Speedy-Händler (siehe Partnerliste), um einen entsprechenden Vertrag abzuschließen. Sie bekommen dann eine Benutzerkennung und ein Passwort.

 

 

 

Schritt 3 - Kasse Speedy PRO konfigurieren

Stellen Sie sicher, dass die aktuellste Version der Kasse Speedy PRO installiert ist. Machen Sie ggf. über unsere Download-Seite ein Update. Sie benötigen einen gültigen Lizenzkey für die Kasse Speedy PRO. Support kann nur bei gültigem Supportvertrag geleistet werden.

Die weiteren Konfigurationsschritte sind hier beschrieben. Wie im Dokument beschrieben, erstellen Sie eine allererste, signierte Quittung (Startbeleg/Nullbeleg).

 

 

 

Schritt 4 - Kasse auf Finanz Online anmelden

Nun müssen Sie jede einzelne Kasse, die Sie in Ihrem Betrieb verwenden, bei Finanz Online (österr. Bundesministerium für Finanzen) anmelden (offizielle BMF-Dokumentation):

  1. Loggen Sie sich bei www.finanzonline.at ein (bzw. beantragen Sie unter Online-Erstanmeldung einen Zugang)
  2. Gehen Sie auf den Menüpunkt Eingaben --> Registrierkassen.
  3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Registrierung einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit. Wählen Sie bei Art der Sicherheitseinrichtung den Eintrag Signaturkarte (bei Online-Signatur HSM eines Dienstleisters) aus. Bei Vertrauensdiensteanbieter und bei Seriennummer des Zertifikats geben Sie die Daten Ihres Zertifikats genau so ein, wie in der Kasse Speedy angezeigt. Klicken Sie auf Registrieren. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Zertifikate/Smartcards, die Sie erhalten haben.
  4. Klicken Sie auf den Menüpunkt Registrierung einer Registierkasse. Geben Sie die Kassenidentifikationsnummer und den AES-256 Benutzerschlüssel genau so ein, wie in der Kasse Speedy angezeigt. Klicken Sie auf Registrieren. Wiederholen Sie den Vorgang für alle bei Ihnen eingesetzten Kassen.

 

 

Die Signaturzertifikate/Smartcards sind nicht an eine bestimmte Kasse gebunden, sondern lediglich an Ihren Betrieb. Sie können daher die Smartcards in Ihren Speedy Kassen beliebig tauschen (auch während des laufenden Betriebs).

Wir empfehlen Ihnen ein paar zusätzliche Reserve-Smartcards zu bestellen, damit Sie Ersatz haben, falls eine Smartcard kaputt oder verloren geht.

Registrieren Sie alle Smartcards bei Finanz Online - auch Ihre Reserve-Karten!

 

 

 

Schritt 5 - Laufender Betrieb

Nun können Sie Ihre Kasse Speedy wie gewohnt verwenden. Jeder Beleg wird beim Kassieren elektronisch signiert, beim Quittungsdruck wird ein entsprechender QR-Code ausgedruckt.

Falls Ihre Signatureinheit (Smartcardreader bzw. Online Signatur) einmal wegen Defekt ausfallen sollte, so zeigt dies Kasse Speedy mit der Warnungsmeldung "Signatureinheit ausgefallen" an und druckt dies auch auf der Quittung aus. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben.

Der Ausfall einer Signatureinheit wird von den Finanzbehörden für 48 Stunden toleriert. Sie müssen sich jedoch um eine entsprechende Reparatur kümmern. Außerdem müssen Sie den Ausfall (und die Wiederinbetriebnahme) auf Finanz Online melden:

  1. Loggen Sie sich bei www.finanzonline.at ein.
  2. Gehen Sie auf den Menüpunkt Eingaben --> Registrierkassen.
  3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Ausfall bzw. Wiederinbetriebnahme einer Registrierkasse