Finanzamt-Konformität in Deutschland (GDPdU / GoBS / GoBD)

Finanzamt-gerechtes Buchen

Das Bundesfinanzministerium bzw. die Finanzämter stellen hohe Anforderungen an gewerblich eingesetzte Kassen. Seit dem 1.1.2017 werden die Bestimmungen der GoBD vom Finanzamt zunehmend kontrolliert und durchgesetzt.

Die App Kasse Speedy PRO erfüllt die Anforderung aller einschlägigen steuerrechtlichen Bestimmungen und der GoBD. Die Software kann gewerblich eingesetzt werden. Das hat eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bescheinigt.

Die App Kasse Speedy FREE bzw. CLUB ist nur für den privaten, nicht-gewerblichen Einsatz vorgesehen.

Hintergrund

Bezüglich der Finanzamt-Konformität sind folgende drei Begriffe relevant:

GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (Wikipedia), seit 1. Januar 2015 abgelöst durch GoBD.

GoBS = Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (Wikipedia), seit 1. Januar 2015 abgelöst durch GoBD.

GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (Wikipedia).

Da die Vorschriften GDPdU und GoBS seit 1. Januar 2015 durch die Vorschrift GoBD abgelöst wurden, beziehen wir uns im Folgenden nur noch auf die GoBD.

Diese Vorschrift beschreibt, wie Sie als Steuerpflichtiger Ihre Bücher korrekt führen und wie Steuerprüfer bei einer Betriebsprüfung auf digital gespeicherte Buchungsbelege zugreifen können. Da auch elektronische Kassensysteme steuerlich relevante Buchungen digital speichern, gilt somit die Vorschrift auch für elektronische Kassensysteme. Die Vorschrift läßt sich in zwei Bereiche untergliedern:

  • technische Mindestanforderungen an das Kassensystem
  • Aufgaben des Gewerbetreibenden, der das Kassensystem einsetzt.

Dies soll im folgenden näher erläutert werden. Einen unfangreichen Artikel zu dem Thema finden Sie auch hier.

 

Technische Mindestanforderungen an das Kassensystem

Wie in der folgenden Liste dargestellt, erfüllt die App Kasse Speedy alle GDPdU-Forderungen (ab Speedy Version 2.7). Achten Sie jedoch darauf, die von uns regelmäßig veröffentlichten Software-Updates einzuspielen, damit die Kasse auf dem neuesten Stand bleibt und alle gesetzlich geforderten Funktionen verfügbar sind. Anspruch auf Software-Updates haben Sie jedoch nur mit abgeschlossenem Wartungsvertrag.

Technische Anforderung Durch Speedy erfüllt Anmerkung
Jede Buchung ist detailliert und nachvollziehbar gespeichert    
Jede Buchung ist fortlaufend nummeriert (Belegnummer)    
Jeder Storno ist detailliert und nachvollziehbar gespeichert    
Alle Stammdatenänderungen werden zeitlich und inhaltlich nachvollziehbar protokolliert    
Alle Belegänderungen werden zeitlich und inhaltlich nachvollziehbar protokolliert    
Jeder Bericht (Tagesabschluss / Z-Bon) ist fortlaufend nummeriert und nachvollziehbar gespeichert.    
Alle Kassendaten sind exportierbar und vom Steuerprüfer digital einlesbar    
Alle Kassendaten können über einen Zeitraum von 10 Jahren auf der Kasse gespeichert werden.   Siehe Anmerkung (*)
Der Speicherort/Datenbank und das Betriebssystem sind dem Steuerprüfer darlegbar.   Siehe Anmerkung (*)
Es liegt ein Programmierhandbuch / Bedienungsanleitung für das Kassensystem vor.   Download hier

(*) Die maximal speicherbare Datenmenge hängt vom Speicherplatz Ihres Android-Geräts ab. Sie können bei intensiver Nutzung über 10 Jahre hinweg mit einer Datenmenge von bis zu 3 GB rechnen. Achten Sie darauf, dass Ihr Gerät möglichst intern diesen Speicherplatz aufweist. Wir empfehlen nicht die App 'Kasse Speedy' auf eine externe SD-Karte zu verschieben. Insbesondere billige SD-Karten können bei der intensiven Beanspruchung durch Kasse Speedy Schaden nehmen. Für Datenbankbackups können Sie SD Karten unproblematisch nutzen. Lesen Sie hier mehr zum Thema Datenbankbackup.

 

Aufgaben des Gewerbetreibenden

Aufgabe Anmerkung
Alle Warenbewegungen (Verkäufe) in Ihrem Geschäft müssen korrekt und vollständig über die Kasse gebucht werden.  
Ebenso sind alle Stornos und Retouren (Rückläufer, Umtausch) korrekt und vollständig zu buchen.  
Sie müssen täglich am Ende des Arbeitstages einen Tagesabschluss (Z-Bon) über die Kasse erstellen, ausdrucken und archivieren.  
Sie dürfen in der Kasse keine Daten nachträglich löschen oder manipulieren.  
Sie müssen die Kassendaten mind. 10 Jahre lang elektronisch im Kassensystem aufbewahren, d.h. Sie dürfen die Umsatzdaten nicht vorzeitig vom Kassensystem löschen. Siehe technische Anmerkung oben.
Das Kassenpersonal muss in die Bedienung der Kasse eingewiesen werden.  
Mitwirkungspflicht während der Betriebsprüfung.  

Zusammenfassend läßt sich sagen, dass sich GoBD-Konformität mit der Kasse Speedy erreichen läßt. Gleichzeitig müssen aber auch die betrieblichen Abläufe den Anforderungen der Finanzverwaltung genügen. Letztendlich muss der Gewerbetreibende selbst für den GoBD-konformen Einsatz seiner Kasse sorgen.

Beachten Sie dazu bitte auch unbedingt die Bedienungshinweise im Speedy-Handbuch.