Kasse nach GoBD - So will es das Finanzamt

Das sind die Regeln ab 2017 in Deutschland

21.09.2016

Immer wieder ist zu hören, dass ab 2017 die GoBD eingehalten werden muss. Was das genau für elektronische Kassen heißt, erklären wir in diesem Artikel:

Das Bundesfinanzministerium bzw. die Finanzämter stellen gewisse Anforderungen an gewerblich eingesetzte Kassen. Setzen Sie die eine Kasse lediglich für private Feiern, interne Vereinsfeste und sonstige nicht-gewerbliche Dinge ein, so sind Sie schon mal aus dem Schneider und brauchen hier nicht weiter zu lesen.

Für alle Gewerbetreibenden sind die nachfolgend beschriebenen Regeln bei der Verwendung von Kassen und elektronischen Kassensystemen zu beachten:

Im Zusammenhang mit Buchhaltung und Kassenführung hört man immer wieder die folgenden Begriffe, wenn es darum geht dass eine Buhhaltung den Anforderungen des Finanzamt entsprechen soll. Man spricht auch allgemein von der Finanzamt-Konformität:

GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
GoBS = Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme
GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Die Regelungen der GDPdU und GoBS sind seit dem ersten Januar 2015 in der GoBD zusammengefasst worden. Wir haben Sie hir nur noch genannt, weil sie auch heute immer mal wieder angesprochen werden. Alle Ausführungen beziehen sich im Folgenden aber nur noch mit GoBD-relevanten Aspekten.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) enthält auf 37 Seiten die Anforderungen der Finanzbehörden an Buchführungen die elektronisch erstellt oder gespeichert werden. Das sind also heute de facto alle Buhhaltungen. Ob diese ganz elektronisch oder teilweise in Papierform vorliegen ist dabei irrelevant.

Zusammengefasst ist dort geregelt, dass alle Buchhaltungsunterlagen (elektronisch und Papier) folgende Grundsätze erfüllen müssen:

  • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (siehe GoBD-Kapitel 3.1),
  • Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung (siehe GoBD-Kapitel 3.2),

Und außerdem Ausführungen zu folgenden Einzelthemen:

  • Vollständigkeit (siehe GoBD-Kapitel 3.2.1),
  • Richtigkeit (siehe GoBD-Kapitel 3.2.2),
  • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (siehe GoBD-Kapitel 3.2.3),
  • Ordnung (siehe GoBD-Kapitel 3.2.4),
  • Unveränderbarkeit (siehe GoBD-Kapitel 3.2.5).

Die allgemeine Faustformel dabei ist, dass sich ein Fremder (Prüfer) innerhalb einer angemessenen Zeit sich ein Bild über die Lage des Unternehmens machen kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen.

Was heißt das jetzt für meine elektronishche Kasse?

Die GoBD regelt, wie Sie als Steuerpflichtiger Ihre Bücher korrekt führen und wie Steuerprüfer bei einer Betriebsprüfung auf digital gespeicherte Buchungsbelege zugreifen können. Da auch elektronische Kassen und Kassensysteme steuerlich relevante Buchungen digital speichern, gilt somit die Vorschrift auch für elektronische Kassensysteme. Dabei sind für Kassen zwei Themen besonders wichtig:

Welche (technischen) Anforderungen muss eine Kasse nach GoBD erfüllen?

  • Jede Buchung muss detailliert und nachvollziehbar gespeichert sein.
  • Jede Buchung muss fortlaufend nummeriert sein (fortlaufende Belegnummern).
  • Auch jeder Storno muss detailliert und nachvollziehbar gespeichert werden.
  • Alle Stammdatenänderungen müssen mit Datum der Änderung nachvollziehbar protokolliert werden.
  • Alle Änderungen an Belegen müssen mit Datum und Uhrzeit inhaltlich nachvollziehbar protokolliert werden.
  • Jeder Bericht (Tagesabschluss / Z-Bon) mus fortlaufend nummeriert und gespeichert werden.
  • Alle Kassendaten müssen exportierbar sein. Der Steuerprüfer muss die Daten in sein System übernehmen können.
  • Alle Kassendaten müssen über über einen Zeitraum von 10 Jahren unveränderbar im Kassensystem gespeichert werden.
  • Der Speicherort/Datenbank und das Betriebssystem können dem Steuerprüfer gezeigt werden.
  • Es muss ein Programmierhandbuch bzw. eine Bedienungsanleitung für das Kassensystem vorliegen.

Um die technischen Anforderungen muss sich Ihr Kassenhersteller kümmern. Sie als Betreiber er Kasse müssen darüber hinaus aber auch folgende Aufgaben erfüllen:

  • Alle Warenbewegungen (Verkäufe) in Ihrem Geschäft müssen korrekt und vollständig über die Kasse gebucht werden.
  • Alle Stornos und Retouren (Rückläufer, Umtausch) müssen korrekt und vollständig gebucht werden.
  • Sie müssen am Ende eines jeden Arbeitstages einen Tagesabschluss (Z-Bon) über die Kasse erstellen, ausdrucken und archivieren.
  • Sie dürfen in der Kasse keine Daten nachträglich löschen oder manipulieren.
  • Sie müssen die Kassendaten mind. 10 Jahre lang elektronisch im Kassensystem aufbewahren, d.h. Sie dürfen die Umsatzdaten nicht vorzeitig vom Kassensystem löschen.
  • Das Kassenpersonal muss in die Bedienung der Kasse eingewiesen werden.
  • Sie müssen während der Betriebsprüfung mitwirken und dem Steuerprüfer zum Beispiel erklären, wie alles an der Kasse funktioniert.

Wenn Sie das alles berücksichtigen bekommen sie keine Probleme mit dem Finanzamt.

Den gesamten Text der GoBD finden Sie auf der Seite des Bundesfinanzministeriums: hier klicken.

Kasse Speedy erfüllt alle technischen Voraussetzungen, die vom Finanzamt nach GoBD gerfordert werden. Mehr dazu lesen Sie hier.