Der Prüfer kommt ohne Anmeldung - sind Sie bereit?

Alles, was Sie über die Kassennachschau und die rechtlichen Grundlagen wissen sollten

Ein unangekündigter Besuch des Finanzamtes?

Tatsächlich kann eine Kassen-Nachschau jederzeit während der üblichen Geschäftszeiten stattfinden – ohne vorherige Ankündigung. Gerade in bargeldintensiven Branchen wie Gastronomie, Bäckereien, Cafés, Friseursalons oder dem Einzelhandel gehört sie mittlerweile zum Alltag der Finanzverwaltung.
Wer jedoch seine Kassenführung ordnungsgemäß organisiert und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, kann einer Kassennachschau gelassen entgegensehen.

Was ist eine Kassen-Nachschau?

Die Kassen-Nachschau ist ein Prüfverfahren der Finanzverwaltung, bei dem ein Finanzbeamter unangekündigt die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung überprüft. Dabei darf er die Geschäftsräume während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten betreten und Einsicht in die Kassenaufzeichnungen sowie die eingesetzten Kassensysteme verlangen.
Geprüft werden sowohl elektronische Kassensysteme als auch offene Ladenkassen.
Stellt der Prüfer erhebliche Mängel oder Unregelmäßigkeiten fest, kann die Kassen-Nachschau unmittelbar in eine umfassende Außenprüfung übergehen. Dies kann Nachzahlungen, Hinzuschätzungen oder weitere steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Was prüft das Finanzamt?

Im Mittelpunkt der Prüfung steht die Frage, ob die Kassenführung den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Dazu gehören unter anderem:

• vollständige und unveränderbare Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle
• Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben
• Einsatz einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
• Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation
• Bereitstellung der Kassendaten über die gesetzlich vorgeschriebene digitale Schnittstelle (DSFinV-K)
• Übereinstimmung zwischen Kassenbestand und den tatsächlichen Bargeldbeständen

Je besser die Unterlagen vorbereitet sind, desto reibungsloser verläuft die Prüfung.

Was tun, wenn der Prüfer plötzlich vor der Tür steht?

Das Wichtigste zuerst: Ruhe bewahren.
Bitten Sie den Prüfer zunächst, sich mit seinem Dienstausweis auszuweisen. Anschließend sollten Sie den im Unternehmen festgelegten Ansprechpartner informieren. Ist der Unternehmer selbst nicht vor Ort, sollten Mitarbeiter ausschließlich auf diese verantwortliche Person verweisen und möglichst keine fachlichen Auskünfte erteilen.
Der Unternehmer ist verpflichtet, die angeforderten Unterlagen bereitzustellen und bei der Prüfung mitzuwirken. Gleichzeitig sollten jedoch nur die tatsächlich angeforderten Informationen herausgegeben werden.
Falls möglich, informieren Sie außerdem Ihren Steuerberater über die laufende Kassennachschau.

So bereiten Sie sich optimal vor

Eine gute Vorbereitung ist der beste Schutz vor unangenehmen Überraschungen. Folgende Punkte sollten regelmäßig überprüft werden:

Nutzen Sie ein gesetzeskonformes Kassensystem

Ein modernes Kassensystem sollte alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen – insbesondere die Nutzung einer zertifizierten TSE sowie die Bereitstellung der Daten im vorgeschriebenen Format.

Alle Geschäftsvorfälle vollständig erfassen

Sämtliche Bar- und Kartenzahlungen sowie alle weiteren Bargeldbewegungen müssen vollständig und zeitnah im Kassensystem dokumentiert werden.

Kassenbestand regelmäßig kontrollieren

Der tatsächliche Bargeldbestand sollte jederzeit mit dem Sollbestand der Kasse übereinstimmen. Regelmäßige Kassenstürze helfen dabei, Differenzen frühzeitig zu erkennen.

Verfahrensdokumentation bereithalten

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den Umgang mit dem Kassensystem im Unternehmen und gehört zu den wichtigsten Unterlagen einer Kassennachschau. Sie sollte jederzeit aktuell verfügbar sein.

Datensicherung nicht vergessen

Führen Sie regelmäßige Datensicherungen durch und archivieren Sie diese revisionssicher. So bleiben Ihre Kassendaten langfristig verfügbar und nachvollziehbar.

Mitarbeiter vorbereiten

Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, wie sie sich bei einer Kassennachschau verhalten sollen. Jeder sollte wissen, wer Ansprechpartner für den Prüfer ist und welche Unterlagen bereitgestellt werden dürfen.

Mit speedy kasse bestens vorbereitet

Mit speedy kasse setzen Sie auf eine moderne Kassensoftware, die Sie bei einer ordnungsgemäßen Kassenführung unterstützt.
Dabei stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Unterstützung der gesetzlichen TSE-Anforderungen
• Bereitstellung der Kassendaten über die DSFinV-K-Schnittstelle
• vollständige und nachvollziehbare Aufzeichnung aller Kassenvorgänge
• Exportmöglichkeiten für Steuerberater und Finanzverwaltung
• Dokumentation wichtiger Systeminformationen
• Funktionen zur schnellen Prüfung des aktuellen Kassenbestands

So schaffen Sie die Grundlage für eine gesetzeskonforme Kassenführung und können einer möglichen Kassennachschau deutlich entspannter entgegensehen.

Fazit

Eine Kassen-Nachschau kommt unangekündigt – sollte Sie aber nicht unvorbereitet treffen. Wer auf ein gesetzeskonformes Kassensystem setzt, seine Kassenführung sorgfältig organisiert und Mitarbeiter entsprechend schult, reduziert das Risiko von Beanstandungen erheblich.
Mit einer modernen Lösung wie speedy kasse erfüllen Sie wichtige gesetzliche Anforderungen und sind für den Ernstfall bestens gerüstet.