Speedy Praxis: So bereiten Sie die Kassennachschau vor

Die Finanzämter beginnen mit Kassennachschauen

24.05.2018

Kassennachschau vorbereiten

Schon der nächste Kunde könnte vom Finanzamt sein: In fast allen Bundesländern haben die Finanzämter begonnen Kassennachschauen durchzuführen. Das berichten uns Kunden und Steuerberater. Auch die ETL AG Steuerberatungsgesellschaft, Berlin, hat dies jetzt bei ihren Mandanten verstärkt festgestellt und in einer Pressemitteilung darauf hingewiesen.

Betroffen sind vor allem bargeldintensive Betriebe, wie Bäcker, Wirte, Friseure oder Ladengeschäfte. Bei einer Kassennachschau darf der Finanzbeamte die Räume des Unternehmens unangekündigt betreten. Dies unabhängig davon ob dort ein elektronisches Kassensystem oder eine offene Ladenkasse verwendet wird. Entdeckt der Prüfer dabei Mängel drohen Hinzuschätzungen von Umsätzen und Steuernachzahlungen. Bei Unregelmäßigkeiten kann der Prüfer sofort zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen.

Bei einer Kassennachschau schaut der Prüfer zunächst, ob das Kassensystem den Vorgaben der Finanzverwaltung entspricht. Das bedeutet, jedes elektronische Kassensystem muss alle Buchungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufzeichnen. Außerdem muss dem Prüfer eine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden können.

Grundsätzlich kann die Prüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten zu jeder Zeit vorgenommen werden, solange der Unternehmer oder Arbeitnehmer des Unternehmens anzutreffen sind. Ob der Chef selbst anwesend ist, spielt dabei keine Rolle. Daher ist es wichtig, dass Unternehmer für ihre Abwesenheit einen Ansprechpartner benennen, der dem Finanzbeamten Auskunft geben darf. Alle anderen Mitarbeiter sollten keine Gespräche mit dem Finanzbeamten führen und bei Nachfragen auf den Ansprechpartner verweisen.

Dazu erklärt Torsten Lenk, Vorstand der ETL AG Steuerberatungsgesellschaft: „Wir raten Unternehmern, regelmäßig eine Datensicherung durchzuführen und diese revisionssicher zu archivieren. Jeder Unternehmer sollte außerdem wissen, wie er sich verhalten sollte, wenn der Finanzbeamte unangekündigt erscheint.“

Das sollten Sie beachten, wenn der Prüfer in der Tür steht:

  1. Ruhe bewahren und sich den Dienstausweis vorlegen lassen. In der Regel hat der Finanzbeamte auch eine Prüfungsanordnung in der Tasche.
  2. Die Kassennachschau darf innerhalb der betriebsgewöhnlichen Geschäftszeiten jederzeit in den Geschäftsräumen durchgeführt werden. Theoretisch kann er auch noch um 22 Uhr eine Kassennachschau beginnen, wenn das Restaurant bis 23 Uhr geöffnet hat.
  3. Der Unternehmer ist zur Vorlage der angeforderten Unterlagen und zur Mithilfe verpflichtet. Keinesfalls sollten voreilig nicht angeforderte Unterlagen herausgegeben werden.
  4. Ist der Unternehmer nicht anwesend, sollten die Mitarbeiter die Möglichkeit zur Benachrichtigung des Betriebsinhabers und des Steuerberaters einfordern. Soweit machbar, wird der Prüfer das Erscheinen des Unternehmers und/oder Steuerberaters abwarten.

Sie sollten nicht unvorbereitet sein. Beachten Sie insbesondere diese Punkte:

  1. Unternehmer sollten ein finanzamtkonformes Kassensystem mit digitaler Schnittstelle nutzen, die den aktuellen Gesetzesanforderungen entspricht. Spätestens ab dem 1.1.2020 müssen Kassensysteme zudem über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Kasse Speedy PRO erfüllt diese Anforderungn.
  2. Sämtliche Zahlungsvorgänge müssen über das Kassensystem erfasst werden.
  3. Auch alle sonstigen Bargeld-Bewegungen aus der Kasse sind zu erfassen. Auf diese Weise ersetzt Kasse Speedy das Kassenbuch.
  4. Die Kasse sollte immer aktuell gepflegt und bereit für einen Kassensturz sein. Den Kassenbestand für einen Kassensturz können Sie jederzeit mit der Funktion Kassenzwischenstand (X-Bon) abrufen.
  5. Falls der Prüfer danach fragt: Das Handbuch und das Änderungsprotokoll sind in Kasse Speedy PRO gespeichert bzw. können jederzeit abgerufen werden.

Praxis-Tipp: Besprechen Sie mit Ihren Angestellten, was im Falle einer Kassennachschau zu tun ist. Prüfen Sie außerdem schon einmal vorsorglich, ob Sie die Daten Ihrer Kasse für jeden Zeitraum in einem Format ausgeben können, dass von der Prüf-Software „IDEA“ des Finanzamtes verarbeitet werden kann. So sind zum Beispiel die Daten aus dem Kassensystem „Kasse Speedy PRO“ problemlos mit IDEA zu verarbeiten.

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