Ab Januar 2018 kommt die Kassennachschau! Was Sie beachten müssen

Die Prüfer des Finanzamt kommen unangekündigt um Barkassen zu überprüfen.

16.10.2017

Barkasse offenDie Anforderungen an die Kassenführung in Betrieben mit Bargeld werden in den kommenden Jahren immer höher. Ab dem 1. Januar 2018 hat das Finanzamt eine neue Möglichkeit zur Überprüfung von Bargeld-Kassen: Die Kassennachschau. Ist eine Kasse nicht ordnungsgemäß geführt, drohen empfindliche Strafen und Steuer-Nachzahlungen.

Das neue Instrument der Kassennachschau bedeutet, Prüfer des Finanzamtes können jederzeit, wenn ein Betrieb offen hat, unangekündigt in die Geschäfte kommen und die Kassenführung überprüfen. Das wird bei laufendem Betrieb passieren. „Viel Betrieb“ ist dabei keine Ausrede. Der Unternehmer ist verpflichtet, den Prüfer zu unterstützen und ihm alle verlangten Unterlagen und Daten auszuhändigen.

Die Kassennachschau gilt für alle Arten von Betrieben in allen Branchen, solange der Betrieb eine Barkasse führt. Auf diese Weise wollen die Prüfer nicht versteuerte Einkünfte des Inhabers und manipulierbare Kassen aufdecken. Die Kassennachschau dient dazu, die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen zu überprüfen. Der Unternehmer hat bei der Kassennachschau die Pflicht, dem Prüfer Zugriff auf Kassenaufzeichnungen und Bücher zu geben.

Wichtig: Schützen Sie sich vor Betrügern! Der Finanzbeamte muss sich für den Zugriff auf die Unterlagen und Daten Ihrer Kasse laut Gesetz ordnungsgemäß ausweisen und legitimieren. Lassen Sie sich unbedingt den Personalausweis oder einen anderen amtlichen Lichtbildausweis des Prüfers zeigen. Kopieren oder fotografieren Sie diesen. Rufen Sie beim Finanzamt an und fragen Sie ob der Prüfer dort bekannt und von dort beauftragt ist. Seien Sie misstrauisch und verwenden Sie keine Telefonnummer, die der Prüfer Ihnen selbst gibt (z. B. von seiner Visitenkarte).

Der Prüfer wird zunächst einmal prüfen, ob täglich ein ordnungsgemäßer Tagesabschluss (Z-Bon) erstellt wurde. Das ist für jede Kasse Pflicht. Außerdem darf die verwendete Kassensoftware nicht manipulierbar sein. Excel-Listen oder Access-Dateien gelten nicht als sicher. Der Prüfer darf außerdem alle sonstigen Unterlagen einsehen, die mit der Kasse zu tun haben. Das sind zum Beispiel auch Handbücher, Dokumentationen und Gebrauchsanweisungen. Die Inhalte der Kasse müssen elektronisch in einer elektronisch lesbaren Datei zur Verfügung gestellt werden.

Stellt der Prüfer bei der Kassenschau Mängel an der Kasse oder bei der Kassenführung fest, kann er sofort mit einer vollständigen Betriebsprüfung (Außenprüfung) beginnen. Es ist dann keine formelle Prüfungsanordnung erforderlich. Es besteht dann vor allem die Gefahr, dass Bußgelder für eine nicht ordnungsgemäße Kasse verhängt werden. Darüber hinaus kann die Buchhaltung ganz oder teilweise verworfen werden. Die Prüfer werden dann die Umsätze Ihres Unternehmens schätzen.

Praxis-Tipp: Halten Sie die wichtigsten Unterlagen für Ihre Kasse immer elektronisch oder ausgedruckt griffbereit. Prüfen Sie außerdem schon einmal vorsorglich, ob Sie die Daten Ihrer Kasse für jeden Zeitraum in einem Format ausgeben können, dass von der Prüf-Software „IDEA“ des Finanzamtes verarbeitet werden kann. So sind zum Beispiel die Daten aus dem Kassensystem „Kasse Speedy PRO“ problemlos mit IDEA zu verarbeiten.