Speedy Praxis: 10 Profi-Tipps für die Kassen-Prüfung. Plus Bonus-Tipp!

Die Finanzämter prüfen Kassen immer genauer. So vermeiden Sie Probleme von Anfang an.

15.04.2020

Arbeitsplatz von oben, FinanzkramAuf Kassennachschau und Kassenprüfung sollten Sie vorbereitet sein. Werden hier Fehler festgestellt, kommt es schnell zu schmerzhaften und kostspieligen Hinzuschätzungen. Hier sind 10 Praxis-Tipps mit denen Sie Probleme vermeiden:

1. Verwenden Sie eine Kasse, die die Anforderungen des Finanzamt erfüllt.

Fragen Sie Ihren Kassenanbieter nach einem Testat oder ein Zertifikat, in dem die Konformität des Kassensystems mit den einschlägigen Bestimmungen (z. B. der GoBD) bescheinigt wird. Bewahren Sie dieses bei den Unterlagen zur Kasse auf. Ab dem 1.10.2020 mus jede Kasse mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Fragen Sie auch danach Ihren Kassenhändler.

2. Verwahren Sie Unterlagen wie Bedienungsanleitung, Handbücher und Installationsanleitung gut auf

Das klingt nicht so wichtig - ist es aber! Bei einer Prüfung sollten Sie die Unterlagen schnell zur Hand haben. Wenn Sie bei einer Kassenprüfung die Dokumentation zur Bedienung der Kasse nicht vorweisen können, ist das laut Rechtsprechung schon ein schwerer formaler Mangel. Die Finaznämter dürfen dann weiter prüfen. Ein solcher Mangel öffnet außerdem die Tür für Hinzuschätzungen! Achtung! Bewahren Sie auch die alte Gebrachsanweisungen auf!

3. Organisieren Sie Ihren Betrieb so, dass alle Vorgänge vollständig gebucht werden

Achten Sie darauf, dass alle Bezahlvorgänge auch wirklich in Ihrer Kasse erfasst werden. Die schönste Registrierkasse nützt nichts, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter in der Hektik das Geld nur in einen Beutel werfen. Sollte das doch einmal nicht möglich sein, belegen Sie die Umsätze durch andere Maßnahmen: Zählen Sie das Geld besonders sorgfältig mit Zählprotokoll, lassen Sie Mitarbeiter dieses Protokoll mit unterschreiben. Es hilft auch die exakt eingekauften und verkauften Waren zu dokumentieren.

4. Buchen Sie alle Zahlvorgänge sofort

Die Zahlvorgänge müssen sofort erfasst werden. Auf keinen Fall dürfen Sie das Geld über längere Zeit sammeln und die Buchungen abends oder gar erst am Wochenende in der Kasse erfassen. Das gilt im Übrigen auch für Retouren und Stornos. Die Kasse muss zu jedem Zeitpunkt nachzählbar sein. Das heißt, Sie müssen zu jedem Zeitpunkt genau feststellen können, was in Ihrer Kasse ist. Der Fachausdruck hierfür: Die Kasse muss kassensturzfähig sein.

5. Erstellen Sie an jedem Arbeitstag eine Endabrechung (Z-Bon)

Die GoBD schreibt vor, dass täglich ein Z-Bon erstellt wird. Damit wird die Kasse am Ende eines Arbeitstages abgeschlossen. Dazu muss das Geld in der Kasse gezählt und so der Kassenendbestand festgelegt werden. Der Kassenendbestand ist am nächsten Morgen dann wieder der Kassenanfangsbestand. Wird es abends einmal sehr spät können Sie die Endabrechnung auch am nächsten Morgen machen. Wichtig ist, dass die Abrechnung erstellt wird, bevor der nächste Arbeitstag beginnt. Die Z-Bons müssen elektronisch gespeichert werden. Ausdrucke reichen nicht aus!

6. Dokumentieren Sie, wenn Sie nicht mit der Kasse arbeiten

Arbeiten Sie nur unregelmäßig mit Ihrer Kasse, so dokumentieren Sie mit einem Kalender genau, an welchen Tagen die Kasse genutzt wurde. Dokumentieren Sie nachvollziehbar und unabänderlich wann und warum Sie die Kasse nicht nutzen. Zum Beispiel, wenn Sie krank oder in Urlaub sind. Das gleiche gilt, wenn Ihr Betrieb nur gelegentlich geöffnet wird.

7. Speichern Sie die Daten Ihrer Kasse sehr sorgfältig - mindestens 10 Jahre

Die mit Ihrem Kassensystem erstellten Daten müssen mindestens 10 Jahre lang elektronisch gespeichert und aufbewahrt werden. Machen Sie sehr regelmäßig, am besten täglich, eine Sicherungskopie, die Sie an einem sicheren Ort aufbewahren. Gehen diese Daten verloren, ist die gesetzliche Folge unweigerlich eine Schätzung durch das Finanzamt! Dabei ist der Grund für den Datenverlust egal. Die Schätzung kommt auch dann, wenn Ihre Daten gestohlen werden oder verbrennen! Es reicht übrigens auch nicht, die Abrechnungen ausgedruckt aufzuheben. Die gesetzliche Regelung ist ganz klar: Alle Kassen-Daten müssen elektronisch vorliegen.

8. Schulen Sie Ihr Personal

Stellen Sie sicher, dass Ihr Personal eine ausreichende Einweisung in Ihr Kassensystem bekommt. Die Einweisung können Sie selbst vornehmen. Dokumentieren Sie die Schulungen, indem Sie sich aufschreiben, wer wann eingewiesen wurde. Lassen Sie sich das von Ihrem Mitarbeitern am besten bestätigen.

9. Wenn die Prüfung kommt, arbeiten Sie mit

Im Falle einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung sind Sie zur Mitwirkung verpflichtet. Das heißt, Sie müssen den Finanzbehörden die angeforderten Belege in elektronischer Form aus dem Kassensystem exportieren und zur Verfügung stellen. Können Sie das nicht selbst, sorgen Sie dafür, dass jemand da ist, der das kann. Ebenso sollten Sie Änderungsprotokolle (Artikel, Preise, Daten etc.) auslesen und elektronisch zur Verfügung stellen können.

10. Wenn doch mal etwas schiefgeht: Dokumentieren

Es gilt die alte Regel: Irgendetwas geht immer schief. Versuchen Sie das nicht zu vertuschen. Prüfer werden vor allem dann hellhörig, wenn über Jahre hinweg in einer Kasse niemals Fehler, Stornos oder Fehlbeträge vorgekommen sind. Fehler können entstehen durch Softwarefehler, Bedienungsfehler, Fehlbuchungen oder falsch gezähltes oder herausgegebenes Geld. Falls etwas passiert, dokumentieren Sie es sorgfältig mit Datum und Uhrzeit. Sind Mitarbeiter beteiligt, lassen Sie diese den Vorgang bestätigen.

11. Bonus-Tipp: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter unterschreiben

Das Finanzamt ist gegenüber dem Unternehmer und seinen Verwandten immer sehr misstrauisch. Sie nehmen dem Prüfer den Wind aus den Segeln, wenn Sie Domumente wie Z-Bons, Zählprotokolle oder sonstige Belege von einem Mitarbeiter erstellen und unterzeichnen lassen. Die Mitarbeiter sind im Verhältnis zu Ihnen unabhängige Dritte, die kein Interesse haben können, sich an eventuellen Manipulationen zu beteiligen.

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