Gericht: PC-gestützte Kassensysteme sind grundsätzlich manipulationsanfällig

So vermeiden Sie Hinzuschätzungen

20.06.2017

Die Betreiber von PC-Kassen und Steuerberater werden aktuell durch ein Urteil des Finanzgerichts Münster aufgeschreckt. Dieses hat im Fall eines Betreibers von Friseursalons entschieden, dass ein elektronisches Kassensystem grundsätzlich als manipulierbar zu gelten hat. Nur wenn alle Gebrauchsanweisungen und Änderungsprotokolle vorgelegt werden können, kann ein PC-gestütztes Kassensystem ausnahmsweise als nicht manipulierbar angesehen werden.

Entschieden wurde der Fall eines Friseurs mit zwei Salons. Seine Bareinnahmen erfasste er über eine PC-gestützte Kassensoftware. Dieses basierte auf der Software Microsoft Access. Weil er im Rahmen einer Betriebsprüfung keine Programmierprotokolle für die Kasse vorgelegt hatte, nahm das Finanzamt erhebliche Hinzuschätzungen zu den Umsätzen und Gewinnen des Klägers vor.

Das Gericht ließ dies teilweise zu. Dies mit dem Argument, die Kassenführung des Friseurs sei nicht ordnungsgemäß, weil „Programmierprotokolle“ gefehlt hätten. Bei bargeldintensiven Betrieben sei dies ein wichtiger formeller Mangel. Mit „Programmierprotokollen“ meint das Gericht die „Anweisungen zur Kassenprogrammierung“ und die Dokumentation „nachträglicher Änderungen“. Also die jeweils gültige Gebrauchsanweisung sowie die Protokolle, die Änderungen im Kassensystem dokumentieren.

Interessant sind für den Kassenanwender die Ausführungen des Gerichts: Das Fehlen der Organisationsunterlagen „steht dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei Registrierkassen“ bzw. dem Fehlen von Auszählungsprotokollen bei einer offenen Ladenkasse gleich. Es ist von erheblicher Bedeutung, dass nachgewiesen werden kann, wie die Kasse bei Inbetriebnahme programmiert war und in welchem Umfang zu späteren Zeitpunkten Programmeingriffe vorgenommen worden sind.

Nach Einschätzung eines vom Gericht bestellten Gutachters waren die Aufzeichnungen der PC-Kasse zwar schwierig, aber nicht unmöglich zu manipulieren. Dabei komme es nicht darauf an, durch wen oder mit welchem Aufwand dies möglich sei. Die vom Kläger verwendete Software biete unabhängig davon, ob sie bereits für einen "normalen" Anwender manipulierbar sei oder dieser erst einen IT-Spezialisten beauftragen müsse, keine Gewährleistung für die vollständige Erfassung aller Einnahmen.

Nach diesem Urteil gilt für die Betreiber von bargeldintensiven Betrieben noch mehr als bisher: Dokumentieren Sie Ihren Umgang mit dem Kassensystem sorgfältig. Wenn Sie die folgenden Punkte einhalten, sind Sie im Falle einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite:

  • Alle Warenbewegungen (Verkäufe) sind vollständig und korrekt in der Kasse zu verbuchen.
  • Alle Stornos und Retouren (Rückläufer, Umtausch) müssen korrekt und vollständig erfasst werden.
  • Am Ende eines jeden Arbeitstages muss eine Endabrechnung (Z-Bon) erstellt werden.
  • Die mittels der Software erstellten Daten müssen mindestens 10 Jahre lang elektronisch gespeichert und aufbewahrt werden. Wir empfehlen, täglich ein vollständiges Datenbank-Backup zu erstellen und an einem sicheren Ort zu speichern.
  • Das von Ihnen eingesetzte Personal muss in die korrekte Nutzung des Kassensystems eingewiesen werden. Dokumentieren Sie das.
  • Das zur Verfügung gestellte Bedienungshandbuch ist so aufzubewahren, dass jederzeit darauf zugegriffen werden kann. Das Handbuch ist auf unserer Website (www.kasse-speedy.de --> Download) verfügbar. Wir empfehlen jedoch, das Handbuch zusätzlich einmal jährlich abzuspeichern bzw. auszudrucken und zu den Akten zu nehmen.
  • Im Falle einer Betriebsprüfung sind Sie zur Mitwirkung verpflichtet und müssen den Finanzbehörden die angeforderten Belege als CSV-Datei aus dem Kassensystem exportieren.
  • Die Änderungsprotokolle des Systems sind auf Anforderungen des Finanzamtes zu exportieren und nach Anforderung in gedruckter oder elektronischer Form vorzulegen.
  • Dokumentieren Sie sorgfältig wichtige Änderungen an Ihrem Kassensystem mit dem genauen Datum. So zum Beispiel den Beginn der Nutzung eines neues Systems, Gerätewechsel, Test- und Übungsphasen, Softwareprobleme etc.

Falls Sie genau nachlesen wollen: Finanzgericht Münster Urteil vom 29.03.2017 – 7 K 3675/13 E, G, U.