Wofür verwende ich die Im- und Export-Funktion in Kasse Speedy?

Anwendungsbeispiel Stammdatenpflege

Mit der Export- und Import-Funktion von Kasse Speedy können Sie sehr einfach Ihre Kassendaten mit einer Tabellenverarbeitung (z.B. Excel oder LibreOffice) analysieren und überarbeiten.

Sie leiten z.B. ein Restaurant mit mehreren Bedienungen. Da Sie saisonal angepasste Gerichte in Ihrem Restaurant anbieten, aktualisieren Sie Ihren Artikelstamm immer wieder. Es wäre jetzt sehr mühsam, wenn Sie die sich immer wieder ändernden Artikeldaten jedes Mal in jedem einzelnen Android-Gerät per Hand eingeben müssten, auch wenn das natürlich geht.

Das folgende Schema dient der Erklärung, wie Sie die Im- und Exportfunktion in Kasse Speedy anwenden können:

 

Schema des Im- und Exports zwischen PC und Kasse Speedy

 

Im- / Export über Excel-xlsx-Dateien (ab Software-Version 3.7.31)

 

1. Export und Datenpflege

Sie haben schon ein paar Artikel in Ihrer Kasse angelegt, vielleicht die Demodaten eingespielt? Dann exportieren Sie Ihre Kassendaten von der Kasse auf Ihren PC. Jetzt haben Sie den Artikelstamm auf Ihrem PC und können ihn dort pflegen und den jeweiligen Gegebenheiten anpassen.

Vorgehen

Rufen Sie in Kasse Speedy die Export-Funktion auf. Kassen-Popup Einstellungen: Export-Funktion
  

Wählen Sie die gewünschten Daten (z.B. "Artikel") aus. Für die Übertragung der Daten auf Ihren PC stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Email
  • Speichern (intern, SD-Karte, USB-Stick)
  • Teilen (über Apps, welche auf dem Android-Gerät vorhanden sind, z.B. WhatsApp, Dropbox, Google Drive etc.)

Oben rechts finden Sie einen Schalter, mit dem Sie zwischen Excel und csv umschalten können (wenn man das Excel-Logo sieht, ist Excel angewählt).

Kassen-Popup Möglichkeiten beim Daten- Export
  

Öffnen Sie die exportierte Excel-Datei auf Ihrem PC. Sie können die Daten jetzt frei editieren und wieder speichern.

Wenn Sie neue Zeilen einfügen, weil Sie z.B. neue Artikel oder Kunden anlegen möchten, tragen Sie in der Zelle der entsprechenden Spalte (z.B. "Artikel-ID" oder "KundenID") ein * ein. Kasse Speedy generiert dann beim Import automatisch eine neue ID.

Darstellung der Datei artikel.xlsx in Excel
  
Bitte beachten Sie: in manchen Spalten wie "Artikel-ID" oder "ArtikelGruppenID" sind die Zahlen als Text formatiert. Diese Einstellung ist wichtig für das Funktionieren des späteren Imports - belassen Sie sie so.  Popup: Als Text gespeicherte Zahlen in Excel

 

2. Import

Sobald Sie die Artikel-Daten aktualisiert haben, können Sie sie wieder in die Kasse(n) importieren.

Vorgehen

Transferieren Sie die Dateien auf Ihr Android-Gerät, z.B. mit einem USB-Stick, SD-Karte oder Email. Rufen Sie in Kasse Speedy die Import-Funktion auf, wählen Sie das Quellverzeichnis aus und importieren Sie die gewünschten Daten. Beachten Sie, dass Kasse Speedy die Dateien nur dann erkennt, wenn der Dateiname nicht verändert wurde (z.B. "Artikel.xlsx").

Lesen Sie mehr zum Thema Import per Email

 

Automatischer Abgleich mehrerer Kassen via Netzwerkkopplung

Dieses Zusatzmodul macht den Abgleich der Kassen für Sie automatisch und selbständig, da die Kassen miteinander vernetzt sind und sich untereinander austauschen. So brauchen Sie nur einmal an einer beliebigen Kasse die Daten einspielen. Bei Verwendung der Netzwerkkopplung verbinden sich mehrere Kassen mit einem von Kasse Speedy gehosteten Cloudserver. Dafür benötigen sie (zumindest zeitweise) Internetzugang. Offline arbeiten bleibt jedoch möglich, da die Netzwerkkopplung sehr flexibel und fehlertolerant ist.

Erfahren Sie mehr über die Funktionen und Vorteile dieses Zusatzmoduls.

 

Im- / Export über csv-Dateien

 

1. Export und Datenpflege

Sie haben schon ein paar Artikel in Ihrer Kasse angelegt, vielleicht die Demodaten eingespielt? Dann exportieren Sie Ihre Kassendaten von der Kasse auf Ihren PC. Jetzt haben Sie den Artikelstamm auf Ihrem PC im csv-Format und können ihn dort pflegen und den jeweiligen Gegebenheiten anpassen.

Vorgehen

Rufen Sie in Kasse Speedy die Export-Funktion auf. Kassen-Popup Einstellungen: Export-Funktion
  

Wählen Sie die gewünschten Daten (z.B. Artikel) aus. Für die Übertragung der Daten auf Ihren PC stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Email
  • Speichern (intern, SD-Karte, USB-Stick)
  • teilen (über Apps, welche auf dem Android-Gerät vorhanden sind, z.B. WhatsApp, Dropbox, Google Drive etc.)
Kassen-Popup Möglichkeiten beim Daten- Export
  

Auf Ihrem PC ziehen Sie die csv-Datei auf den Desktop, um unabhängig von Ihrem Mailprogramm agieren zu können. Öffnen Sie die Datei, indem Sie mit der rechten Maustaste "Öffnen mit LibreOffice" wählen. Wir raten Ihnen dringend, nicht Excel sondern LibreOffice zu verwenden, da Excel dazu neigt, längere Ziffernfolgen zu verändern. Erfahren Sie, wie Sie dieses Problem umgehen können, wenn Sie trotzdem Excel verwenden müssen.

Screenshot wie man CSV-Dateien in LibreOffice öffnet
 
Wählen Sie im Textimport von LibreOffice folgende Einstellungen, dann wird die csv-Datei korrekt dargestellt. LibreOffice merkt sich diese Einstellungen, so dass Sie dies nur beim 1. Aufruf einstellen müssen. Popup am PC für die Grundeinstellungen in LibreOffice
  
Sie können die Daten jetzt frei editieren und wieder in der csv-Datei speichern. Achten Sie darauf, dass IDs (z.B. Artikel-IDs) als Text formatiert sind. Darstellung der Datei artikel.csv in LibreOffice
  

 

2. Import

Sobald Sie die Artikel-Daten aktualisiert haben, können Sie sie in die Kassen importieren.

Vorgehen

Transferieren Sie die csv-Datei auf Ihr Android-Gerät, z.B. mit einem USB-Stick, SD-Karte oder Email. Rufen Sie in Kasse Speedy die Import-Funktion auf, wählen das Quellverzeichnis aus und importieren Sie die gewünschten Daten. Beachten Sie, dass Kasse Speedy die csv-Dateien nur dann erkennt, wenn der Dateiname nicht verändert wurde (z.B. "Artikel.csv").

Lesen Sie mehr zum Thema Import per Email