Einrichtungshilfe zur Schnittstelle zwischen Kasse Speedy und der Bestellplattform Lieferando

Kasse Speedy nimmt im stationären Einzelhandel und in der Gastronomie eine Schlüsselrolle ein. Jetzt bringen Sie Ihr Angebot auch ganz einfach ins Internet. Bezüglich den Themen Online-Handel, E-Commerce oder Anbindung eines externen Systems bietet Ihnen Kasse Speedy folgende Möglichkeiten:

Bei weiteren Fragen zu den Themen Online-Handel, E-Commerce oder Anbindung eines externen Systems kontaktieren Sie uns gerne.


 

Anbindung von Kasse Speedy an Lieferando

 

Ablauf im Tagesgeschäft

Bild einer Hand die einen offenen Wrap hält und das Logo von LieferandoBestellungen, die für Ihr Restaurant auf der Bestellplattform Lieferando aufgegeben werden, werden direkt in Kasse Speedy übernommen. Die übergebenen Bestellungen enthalten Informationen zum Kunden, die gewünschte Lieferzeit, Informationen zur Bezahlabwicklung sowie die aufgegebenen Bestellpositionen (inkl. eventuellen Lieferkosten und Trinkgeld).

Diese Bestellungen sind unter „Offene Bestellungen“ in der Kassenoberfläche sichtbar und können dort weiterverarbeitet werden. Sofern ein Bondrucker angeschlossen ist, wird automatisch der Küchenbon gedruckt. Ist an den Bon-Drucker eine „Küchenklingel“ angeschlossen, erfolgt auch ein akustisches Signal.
Die Bestellungen werden unmittelbar bei Lieferando bestätigt. Hierbei wird eine Lieferzeit mitgegeben, die Sie in der Kasse hinterlegen können.

Die Bezahlung wurde entweder bereits über die Lieferando abgewickelt oder wird beim Abholen / Liefern vorgenommen. In jedem Fall wird der Beleg über die Kasse abgerechnet und via TSE signiert.

Die Bestellungen werden dann entweder bei Ihnen vor Ort abgeholt oder über Sie bzw. Lieferando geliefert. Falls die Lieferung durch Sie erfolgt, können selbstverständlich mobile Kassengeräte für die Abrechnung beim Kunden an der Haustür eingesetzt werden.

 

Voraussetzung – Sie benötigen:

  • Lizenz von Kasse Speedy PRO und Zusatzmodul "Netzwerkkopplung"
    (Lizenz-Bestellung und Preisliste)
  • Funktionierende Schnittstelle zwischen Kasse Speedy und Lieferando
    (Laufende Kosten und die der einmaligen Einrichtung finden Sie in der Preisliste)
  • Vertrag mit Lieferando

 

Einrichtung – so gehen Sie vor:

  • Richten Sie auf Lieferando Ihr Restaurant mit den entsprechenden Artikeln ein (Details siehe unten)
  • Richten Sie die Netzwerkkopplung in Ihrer Kasse ein
    (FAQ "Netzwerkkopplung mit Kassenarchiv - Wie richte ich die Netzwerkkopplung ein?" und Handbuch im Downloadbereich)
  • Bestellen Sie bei uns die Einrichtung der Schnittstelle per Email und schicken Sie uns die Zugangsdaten Ihres Lieferando-Accounts und Ihres Netzwerkkontos
  • Wir verbinden die beiden Komponenten an der Schnittstelle
  • Richten Sie benötigte Funktionen in Kasse Speedy ein (Details siehe unten)
    • Bezahlart „Bezahlt über Bestellplattform Lieferando“
    • Lieferzeit, die in der Bestätigungsmail an Lieferando verwendet wird
    • Bondrucker
    • MwSt.-Satz "Außer Haus"

 

Beachten Sie außerdem noch / Details der benötigten Funktionen:

Mit der ersten Bestellung, die aus Lieferando eintrifft, wird:

  • automatisch eine neue Artikelgruppe „Lieferando“ angelegt und
  • alle Artikel dieser Bestellung mit einem neuen Stammdatensatz, dem Preis aus Lieferando und der Lieferzeit in dieser Gruppe abgelegt.
    Einmal angelegte Artikel werden bei Wiederholbestellungen wieder verwendet.
  • Artikel aus nachfolgenden Bestellungen werden analog behandelt.

 

Kassenpopup: verschiedene Lieferando-Artikelgruppen

Artikelgruppe „Lieferando“:
Hier finden Sie alle Artikel sowie Einträge zur Lieferzeit, Lieferkosten und Trinkgeld.

 

Daten bei Lieferando (wie Artikel, Preise, Lieferkosten und Trinkgeld) sollten abweichend zu den Angaben in Ihrer stationären Kasse Speedy gepflegt werden. Für den stationären Verkauf verwenden Sie weiterhin ihre bereits existierenden Gruppen, Artikel und Preise. Lediglich die Lieferzeit kann / sollte von Ihnen angepasst werden (den Punkt "Lieferzeit" unten aufklappen).

 

Falls Sie noch keine Artikel bei Lieferando gelistet haben,

können Sie Ihren Artikelstamm auch direkt aus Kasse Speedy (FAQ "Wofür verwende ich die Im- und Export-Funktion in Kasse Speedy?") exportieren.

Bearbeiten Sie Ihre Artikel:

  • Artikel, die nicht in Lieferando erscheinend sollen, entfernen Sie aus der Datei.
  • Übergeben Sie entweder die Speedy Artikel-ID oder die Speedy Artikel-Nummer. Löschen Sie jeweils die nicht benötigte Spalte!
  • Preise und Artikeltext können ebenfalls angepasst werden.
  • Ergänzen Sie eventuelle Produktinformationen wie z.B. Angaben zu Allergenen.
  • Speedy Artikelvarianten werden bei Lieferando als sogenannte „Sidedishes“ gepflegt. Übergeben Sie daher eventuelle Varianten, die bei Lieferando als Auswahlmöglichkeit zum Artikel angeboten werden sollen, beim Export als Info zum Artikel.

Diese Excel- / CSV-Datei senden Sie direkt an Lieferando. Dort werden Ihre Artikel entsprechend eingepflegt.

Melden Sie Ihre Kasse Speedy (unter Einstellungen -> Netzwerkkopplung) beim Server- / Netzwerkkonto an.

Kassen-Popup: Einstellungen - Netzwerkkopplung   Kassen-Popup: Serverkonto verbinden

Wählen Sie als Synchronisationsmodus die Übergabe mit Stamm- und Belegdaten aus.

Kassen-Popup: Netzwerksynchronisation einschalten

Kassen-Popup: Datenübergabe in der Netzwerksynchronisation

Hinweis: Die Belege von Lieferando werden in das Netzwerkkonto übertragen. Von dort erfolgt die Synchronisation mit der / den verknüpften Kasse(n).

In Lieferando erfasste Bestellungen werden mit einem Zeitverzug von wenigen Sekunden in Kasse Speedy als offene Belege übernommen. Sie finden sie in der Oberfläche von Kasse Speedy unter „Offene“ bzw. „Alle Belege“.

Kassen-Popup: Belege der Lieferando-Bestellungen

Die Informationen zum Kunden werden auf dem Beleg mit übergeben.

Sie liefern selbst

Wenn Sie bei Lieferando Lieferkosten hinterlegt haben, kann sich Ihr Kunde bei der Bestellung für Lieferung (statt Abholung) entscheiden. In diesem Fall werden diese Kosten als eigene Belegposition mit dem Artikel „Lieferkosten“ aufgeführt.

Kassenpopup: Lieferando-Artikel "Lieferkosten"

Lieferando liefert

Lieferando bietet als zusätzlichen Service einen Liefer- und Zustelldienst für Ihre Waren an. Sollten Sie diesen nutzen, beachten Sie bitte:

  • Anfallende Lieferkosten werden in diesem Fall nicht in Kasse Speedy übernommen, sondern über Lieferando abgerechnet.
  • Lieferando bietet aktuell noch keine Möglichkeit, die Kommunikation über die Verfügbarkeit ihres Lieferpersonals an Kassen zu übermitteln.

Kasse Speedy schickt automatisch eine Lieferbestätigung an Lieferando. In dieser Bestätigung ist eine Angabe zur Lieferzeit enthalten (siehe nächster Punkt).

Teilen Sie uns Ihre standardmäßige Lieferzeit in Minuten mit. Mit der ersten eingehenden Lieferando-Bestellung wird ein Artikel vom Typ „Textposition/Notiz“ angelegt. In das Feld "Anmerkung" wird die angegebene Lieferzeit übernommen.

Kassen-Popup: Artikel Lieferzeit-Eingabe: 30 Min

Diese können Sie bei Bedarf anpassen: hinterlegen Sie eine Zahl (größer als 6, ohne Text und ohne Komma). Diese wird von Kasse Speedy als Angabe in Minuten interpretiert.

Zum Drucken einer eingegangenen Bestellung, muss in Kasse Speedy ein Bondrucker hinterlegt sein. In unserer FAQ "Anschluss von Thermo-Bondruckern" können Sie sich detailliert informieren.

Der automatisierte Bondruck informiert Ihre Küche über den Bestelleingang. Ein paralleler Einsatz eines Lieferando-Druckers ist weder notwendig noch möglich.

 

Druckformular für den Druck von Küchenbons

Sie können den bisherigen Drucker / das bisherige Druckformular gerne beibehalten. Die folgenden Erweiterungen beziehen sich lediglich auf den Belegkopf. Dieser wird – wie unten beschrieben – ergänzt. Die zusätzlichen Felder sind optional, d.h. die neuen Zeilen werden nur gedruckt, wenn die entsprechenden Felder ausgefüllt wurden (z.B. Telefonnummer des Kunden).
Typischerweise gibt es keinen Bedarf, Änderungen an den Belegpositionen (<positions>) oder im Footer-Bereich vorzunehmen. Diese Zeilen bleiben daher unverändert. 

Mit unserem erweiterten Druckformular für den Kopfbereich der Lieferando-Belege wird der Druck sichergestellt von:

  • Kundenname, Kundenadresse sowie Kundentelefonnummer – wie vom Kunden bei Lieferando für die Bestellung erfasst
  • Zusätze zur Kundenadresse aus dem Speedy Kundenstamm
  • Belegkopf-Memotext: hier sind die Lieferando Bezahlart und der erfasste Lieferzeitpunkt (z.B. ASAP) hinterlegt

 

Vorgehen

Gehen Sie in die Drucker-Einstellungen und ...

Popup der Drucker-Einstellungen Zugang zum Druckeditor für Küchenbons

... scrollen Sie nach unten bis zum "Druck von (Küchen-)Bons". Öffnen Sie den Druckformular-Editor.

Popup Druckformular-Editor: markiert ist der Kopfbereich des bisherigen Druckformulars

Ersetzen Sie den bisherigen Kopfbereich durch folgende Vorlage:

 

Vorlage erweitertes Druckformular:

<center>
<opt>$Logo$<br></opt>
<opt>$HeaderText$<br></opt>
<opt><bold>$CustomerName$</bold><br></opt>
<opt>$CustomerAddress$<br></opt>
<opt>$CustomerPhonePrivate$<br></opt>
<opt>$CustomerMemoText$<br></opt>
<opt>$ReceiptMemoText$<br></opt>
<opt><bold>$IsCopyPrint$</bold><br></opt>
<hr>
</center>

Artikel die "außer Haus" verzehrt werden, unterliegen einem reduzierten Mehrwertsteuersatz. Daher ist für Lieferando-Artikel standardmäßig der Mehrwertsteuersatz von 7 % hinterlegt. Dieser kann im Bedarfsfall von Ihnen im Artikelstamm angepasst werden.

Vergleichen Sie auch unsere FAQ "Wie stelle ich alternative Mehrwertsteuersätze ein?"

Die Bezahlung von aufgegebenen Bestellungen können bei Lieferando auf zwei verschiedene Arten abgewickelt werden:

  • Bezahlung bei Abholung
    Wählen Sie Ihre eingerichteten Bezahlmöglichkeiten wie gewohnt beim Kassieren des Belegs.

  • Bezahlung über Lieferando
    Ist der Beleg bereits bei Lieferando beglichen worden, finden Sie die entsprechende Information im Memo-Text des Belegs. Ein solcher Beleg muss auch in Kasse Speedy abgerechnet werden.
    Um dies tun zu können, richten Sie eine unbare Zahlungsart ein, z.B. „Bezahlt via Lieferando“ (vgl. FAQ und Video "Wie werden Kartenzahlung und unbare Zahlungsarten eingerichtet?"). Wählen Sie diese Zahlungsart immer für solche Belege aus.

    Kassen Grundeinstellungen: Einrichtung der unbaren Zahlungsart "Lieferando"

 

In beiden Fällen wird der Beleg ordnungsgemäß über die TSE signiert.

Hinweis: Aus abrechnungstechnischen Gründen wird der eingegangene Beleg beim Bezahlvorgang in den Nummernkreis der Kasse kopiert und der Ursprungsbeleg auf „Null Euro“ gesetzt.

Sollte im Ausnahmefall ein Beleg storniert werden müssen, so muss dies sowohl in der Kasse als auch bei Lieferando erfolgen. Informieren Sie in diesem Fall Lieferando telefonisch oder via Mail.

Informationen zu Belegstornos in Ihrer Kasse Speedy finden Sie im Handbuch in unserem Download-Bereich.

Wenn Sie mehr als eine Lieferando Restaurant-ID einrichten oder mehre Speedy Kassen in Betrieb haben, informieren Sie uns bitte, damit wir die entsprechenden Kassengruppen individuell einrichten können.

Auch an Kasse Speedy übergebene Lieferando-Bestellungen können im Restaurant-Login von Lieferando überwacht werden.

Die Schnittstelle zwischen Lieferando und Kasse Speedy wird von einer ganzen Reihe von Parametern beeinflusst. Deshalb ist es angeraten, die Bestelleingänge in Lieferando mit den Aufträgen in ihrer Kasse (inkl. der dazugehörigen Küchenbons) abzugleichen.
Dies gilt insbesondere für die ersten Tage der Inbetriebnahme!